为切实做好校长办公室的接待工作，在执行好校行发[2001]20号文件的基础上，遵循以下要作规范：

一、在接到接待任务（经主管校领导批准）后，作好以下准备：

（一）落实来宾相关具体情况及来宾来访要求；

（二）制定接待计划，制作醒目、大方的接站牌；

（三）作好来宾信宿及餐饮预安排；

（四）根据来客人数预安排相应的接待车辆；

（五）提前告知有关部门作好会议室安排、资料印制等准备；

（六）如来宾需到市外参观游览，提前作好相应安排。

二、在机场、火车站迎接来宾时，接待人员要赶在来宾乘坐的飞机、火车到达前，站在出站口或站台内显眼位置高举接站牌，以便来宾找寻。

三、见到来宾后，接待人员要热情向来宾一一握手欢迎，主动把来宾的行李提放到前来迎接的车辆上。

四、在陪同来宾抵校路途，接待人员宜不时与客人进行轻松交谈，简要、热情地向客人介绍学校或沿途市景，并及时向校长办公室领导或主管校领导报告，通知迎接、看望事宜。

五、在安顿好来宾之后，接待人员要及时与客人商定在湘行程安排，联系订购返程机（车）票，并根据校长办公室负责人的意见拟定陪同人员名单，并提前告知陪同人员作好接待准备。

六、来宾在校期间，接待人员要根据来宾的规格、行程安排和校领导的时间安排，落实好宴请事宜。

七、来宾如提出到市外参观、考察，接待人员要及时向校长办公室负责人报告，并尽量满足来宾的要求。来宾乘车到市外参观、考察，陪同的接待人员要积极配合司机做好路途安全工作。

八、来宾离校返回时，接待人员要及时提醒并陪同有关领导到来宾住处话别。